Beschlussvorschlag:

 

Aufgrund des § 69 des Niedersächsischen Kommunalverfassungsgesetzes (NKomVG) vom 17.12.2010 (Nds. GVBl. S. 576), zuletzt geändert durch Gesetz vom 13.10.2021 (Nds. GVBl. S. 700, 730), hat der Rat der Gemeinde Apen in seiner Sitzung am 14.12.2021 für den Rat, für den Verwaltungsausschuss, für die Fachausschüsse und für die aufgrund besonderer Rechtsvorschriften gebildeten Ausschüsse folgende Geschäftsordnung beschlossen:

 

 

I. Abschnitt - Rat

 

 

§ 1 Einberufung des Rates

(1)   Die Ratsmitglieder werden grundsätzlich elektronisch über das Ratsportal unter Mitteilung der Tagesordnung eingeladen. Die Ratsmitglieder erhalten per E-Mail einen Hinweis auf die Einstellung in das Ratsportal. Die Ratsfrauen und Ratsherren sind verpflichtet, Änderungen ihrer Anschrift, Telefaxverbindung oder E-Mail-Adresse usw. umgehend der Bürgermeisterin oder dem Bürgermeister mitzuteilen. Die Ladung, Tagesordnung und Vorlagen für die Sitzungen werden den Ratsmitgliedern über das Ratsportal zur Verfügung gestellt. In begründeten Ausnahmefällen ist eine Abweichung von dieser Regelung in Abstimmung mit dem Empfänger möglich.

 

(2)   Die Ladungsfrist beträgt eine Woche. Maßgeblich ist der Zeitpunkt der Absendung der o.g. E-Mail, es sei denn, die Unterlagen sind zu diesem Zeitpunkt noch nicht im Ratsinformationssystem hinterlegt. In diesem Fall gilt der Zeitpunkt der Bereitstellung zum Abruf auf dem Server der Gemeinde. In Ausnahmefällen können Vorlagen nachgereicht werden. Einladungen zu öffentlichen Sitzungen werden im Internet veröffentlicht. In Eilfällen kann die Ladungsfrist bis auf 3 Tage abgekürzt werden. Die Ladung muss ausdrücklich auf eine derartige Abkürzung hinweisen. Bei der Aufstellung der Tagesordnung ist § 4 zu beachten. Jeder Tagesordnungspunkt soll grundsätzlich durch eine Vorlage vorbereitet sein.

 

 

 

 

 

 

 

§ 2 Öffentlichkeit der Sitzungen

(1)   Die Sitzungen des Rates sind öffentlich, soweit nicht das öffentliche Wohl oder berechtigte Interessen Einzelner den Ausschluss der Öffentlichkeit erfordern. Die Öffentlichkeit ist ausgeschlossen bei der Behandlung von

- persönlichen Angelegenheiten der Ratsmitgliedern, weiterer Ausschussmitglieder und der Gemeindebediensteten und sonstigen Ehrenbeamten und ehrenamtlich Tätigen

- Grundstücksangelegenheiten

- Vergaben

- Aufnahme und Hingabe von Darlehen

- Übernahme von Bürgschaften

- Steuererlass- und Abgabeangelegenheiten

- Rechtsstreitigkeiten der Gemeinde

- Angelegenheiten, in denen Geheimhaltung erforderlich ist.

 

Über einen Antrag auf Ausschluss der Öffentlichkeit wird in nichtöffentlicher Sitzung beraten und entschieden; wenn eine Beratung nicht erforderlich ist, kann über den Ausschluss der Öffentlichkeit in öffentlicher Sitzung entschieden werden.

 

(2)   An öffentlichen Sitzungen des Rates können Zuhörerinnen und Zuhörer nach Maßgabe der vorhandenen Plätze teilnehmen. Pressevertreterinnen und Pressevertretern werden besondere Plätze zugewiesen.

 

(3)   Zuhörerinnen und Zuhörerinnen sind nicht berechtigt, das Wort zu ergreifen oder sich sonst an den Beratungen zu beteiligen. Sie dürfen die Beratungen nicht stören, insbesondere keine Zeichen des Beifalls oder des Missfallens geben. Zuhörerinnen und Zuhörer können von dem oder der Ratsvorsitzenden aus dem Sitzungssaal verwiesen werden.

 

 

 

 

§ 3 Vorsitz und Vertretung

(1)   Die / der Ratsvorsitzende hat die Sitzungen unparteiisch zu leiten. Sie / er ruft die Tagesordnungspunkte auf und stellt sie zur Beratung. Will sie / er selbst zur Sache sprechen, so soll sie / er den Vorsitz für die Dauer der Beratung und Beschlussfassung dieses Gegenstandes an ihren / seinen Vertreter/-in abgeben.

 

(2)   Der Rat wählt in seiner ersten Sitzung einen/eine Vertreter/in der /des Ratsvorsitzenden.

 

(3)   Sind die / der Ratsvorsitzende und sein/e Vertreter/in verhindert, so wählt der Rat unter dem Vorsitz des ältesten anwesenden hierzu bereiten Ratsmitgliedes für die Dauer der Verhinderung, längstens für die Dauer der Sitzung eine Vorsitzende oder einen Vorsitzenden aus seiner Mitte.

 

 

 

 

 

§ 4 Sitzungsverlauf

Der regelmäßige Sitzungsablauf ist folgender:

 

(1)   Eröffnung der Sitzung,

(2)   Feststellung der ordnungsgemäßen Ladung und der Beschlussfähigkeit,

(3)   Einwohnerfragestunde 

(4)   Feststellung der Tagesordnung,

(5)   Genehmigung der Niederschrift über die vorangegangene Sitzung,

(6)   Bericht der Verwaltung über wichtige Angelegenheiten

(7)   Beratung und Beschlussfassung über die in der Tagesordnung bezeichneten Verhandlungsgegenstände, dazu jeweils Bericht über die Empfehlungen der Ausschüsse und des Verwaltungsausschusses,

(8)   Anfragen und Mitteilungen

(9)   Einwohnerfragestunde 

(10)                      Schließen der öffentlichen Sitzung

(11)                      Eröffnung der nichtöffentlichen Sitzung

(12)                      Anfragen und Mitteilungen

(13)                      Schließung der nichtöffentlichen Sitzung.

 

 

 

§ 5 Sachanträge

(1)   Anträge zur Aufnahme eines bestimmten Beratungsgegenstandes in die Tagesordnung müssen schriftlich oder elektronisch spätestens am 10. Tage vor der jeweiligen Ratssitzung bei der Bürgermeisterin oder dem Bürgermeister eingegangen sein. Später eingegangene Anträge werden als Dringlichkeitsanträge gemäß § 6 dieser Geschäftsordnung behandelt.

 

(2)   Der Rat entscheidet darüber, welchem Ausschuss die Anträge zur Vorbereitung überwiesen werden sollen. Findet innerhalb eines Monats nach Eingang eines Antrages keine Ratssitzung statt, entscheidet der Verwaltungsausschuss anstelle des Rates über die Ausschussüberweisung. Hiervon ist dem Rat in der folgenden Sitzung Kenntnis zu geben.

 

(3)   Die/der Ratsvorsitzende kann verlangen, dass mündlich gestellte Anträge zu Gegenständen, die auf der Tagesordnung stehen, bis zur Abstimmung schriftlich oder elektronisch vorgelegt werden.

 

 

 

§ 6 Behandlung der Anträge

(1)   Der Bürgermeister kann einen Antrag direkt an einen Fachausschuss oder an den Verwaltungsausschuss überweisen.

 

 

(2)   Hält der Bürgermeister einen Antrag für unzulässig, so hat er diesen gleichwohl auf die Tagesordnung zu setzen und über die Zulässigkeit abstimmen zu lassen.

 

 

§ 7 Dringlichkeitsanträge

(1)   Dringlichkeitsanträge müssen vor Eintritt in die Tagesordnung eingebracht sein. Der Rat beschließt im Rahmen der Feststellung der Tagesordnung über die Dringlichkeit des Antrages. Eine Aussprache über die Dringlichkeit darf sich nicht mit dem Inhalt des Antrages, sondern nur mit der Prüfung der Dringlichkeit befassen.

 

(2)   Der Antrag ist auf die Tagesordnung zu setzen, wenn die Dringlichkeit vorliegt und vom Rat mit einer Mehrheit von zwei Dritteln seiner Mitglieder anerkannt wird.

 

(3)   Soll über den Antrag in der Sache noch in der laufenden Sitzung des Rates beschlossen werden, ist die Sitzung zur Vorbereitung durch den Verwaltungsausschuss nach § 21 Abs. 3 zu unterbrechen.

 

 

 

§ 8 Änderungsanträge

Zu jedem Punkt der Tagesordnung können bis zur Schlussabstimmung schriftlich oder mündlich Änderungsanträge gestellt werden. Wird ein Änderungsantrag angenommen, so gilt der veränderte Antrag als neue Beratungsgrundlage.

 

 

§ 9 Anträge zur Geschäftsordnung

(1)   Jedes Ratsmitglied kann während der Sitzung Anträge zur Geschäftsordnung stellen. Hierzu gehören insbesondere Anträge auf

a) Nichtbefassung,

b) Schließen der Rednerliste und Schluss der Debatte; dieser Antrag kann nur von Ratsmitgliedern gestellt werden, die zu dem Punkt nicht zur Sache gesprochen haben,

c) Vertagung,

d) Verweisung an einen Ausschuss,

e) Unterbrechen der Sitzung,

f) Übergang zur Tagesordnung

g) nicht öffentliche Beratung einer Angelegenheit.

 

 

 

 

 

 

 

(2)   Auf einen Antrag zur Geschäftsordnung erteilt die oder der Ratsvorsitzende zuerst der Antragstellerin oder dem Antragsteller das Wort zur Begründung und gibt dann je einem Mitglied der im Rat vertretenen Fraktionen und Gruppen sowie den nicht einer Fraktion oder Gruppe angehörenden Ratsmitgliedern Gelegenheit zur Stellungnahme und lässt darauf über den Antrag abstimmen.

 

§ 10 Zurückziehen von Anträgen und Beschlussvorlagen

Anträge können bis zur Abstimmung von der Antragstellerin oder dem Antragsteller jederzeit zurückgezogen werden. Entsprechendes gilt bei Beschlussvorlagen für die Bürgermeisterin oder den Bürgermeister.

 

§ 11 Beratung und Redeordnung

(1)   Ein Ratsmitglied darf nur sprechen, wenn ihm von der / dem Ratsvorsitzenden das Wort erteilt wird. Es darf nur zur Sache gesprochen werden. Zwischenfragen sind nur mit Zustimmung der oder des Sprechenden zulässig.

 

(2)   Die / der Ratsvorsitzende erteilt das Wort in der Reihenfolge der Wortmeldungen, indem sie / er den Namen des Ratsmitgliedes aufruft. Wird das Wort gewünscht, um einen Antrag zur Geschäftsordnung zu stellen, so ist dies durch Heben beider Arme kenntlich zu machen. Bei Wortmeldungen „zur Geschäftsordnung“ ist das Wort außerhalb der Reihenfolge zu erteilen.

 

(3)   Die / der Ratsvorsitzende kann zur Wahrung der ihr / ihm nach § 63 NKomVG und den Bestimmungen dieser Geschäftsordnung obliegenden Befugnisse jederzeit das Wort ergreifen.

 

(4)   Die Bürgermeisterin / der Bürgermeister und die weiteren Beamtinnen und Beamten auf Zeit sind auf ihr Verlangen zum Gegenstand der Verhandlung zu hören. Die Ratsvorsitzende / der Ratsvorsitzende muss ihnen zur tatsächlichen oder rechtlichen Klarstellung des Sachverhaltes auch außerhalb der Reihenfolge der Wortmeldungen das Wort erteilen.

 

(5)   Die Redezeit beträgt grundsätzlich bis zu 5 Minuten, für die Begründung eines schriftlichen oder elektronischen Antrages bis zu 10 Minuten. Die / der Ratsvorsitzende kann die Redezeit verlängern. Bei Widerspruch beschließt der Rat über die Verlängerung der Redezeit.

 

(6)   Jedes Ratsmitglied darf grundsätzlich zu einem Beratungsgegenstand nur zweimal sprechen; ausgenommen sind

 

a)      das Schlusswort der Antragstellerin oder des Antragstellers unmittelbar vor der Abstimmung,

b)      die Richtigstellung offenbarer Missverständnisse,

c)      Anfragen zur Klärung von Zweifelsfragen,

d)      Anträge und Einwendungen zur Geschäftsordnung

e)      Wortmeldungen der Bürgermeisterin oder des Bürgermeisters gemäß Abs. 4.

 

(7)   Während der Aussprache über einen Tagesordnungspunkt sind nur folgende Anträge zulässig:

a)      Anträge zur Geschäftsordnung,

b)      Änderungsanträge,

c)      Zurückziehung von Sachanträgen zu Tagesordnungspunkten,

d)      Anhörung anwesender Sachverständiger oder anwesender Einwohnerinnen und Einwohner

 

 

§ 12 Anhörungen

Beschließt der Rat, anwesende Sachverständige oder anwesende Einwohnerinnen und Einwohner zum Gegenstand der Beratung zu hören (§ 62 Abs. 2 NKomVG), so gilt § 11 Abs. 5 dieser Geschäftsordnung entsprechend. Der Beschluss bedarf der Mehrheit von drei Vierteln der anwesenden Ratsmitglieder. Eine Diskussion mit Einwohnerinnen und Einwohnern findet nicht statt.

 

 

 

§ 13 Persönliche Erklärungen

Einem Ratsmitglied, das sich zu einer persönlichen Erklärung zu Wort gemeldet hat, ist das Wort auch nach Schluss der Beratung vor der Abstimmung zu erteilen. Das Ratsmitglied darf in der persönlichen Erklärung nur Angriffe zurückweisen, die in der Aussprache gegen das Ratsmitglied gerichtet wurden, oder eigene Ausführungen berichtigen. Es darf hierzu nicht länger als drei Minuten sprechen.

 

§ 14 Ordnungsverstöße

(1)   Persönliche Angriffe und Beleidigungen sind von dem / der Ratsvorsitzenden sofort zu rügen.

 

(2)   Verstößt ein Ratsmitglied gegen die Bestimmungen der Geschäftsordnung, so kann die / der Ratsvorsitzende das Ratsmitglied unter Nennung des Namens „zur Ordnung“, falls es vom Beratungsgegenstand abschweift, „zur Sache“ rufen. Folgt das Ratsmitglied dieser Ermahnung nicht, so kann die / der Ratsvorsitzende ihm nach nochmaliger Verwarnung das Wort entziehen. Ist einem Ratsmitglied das Wort entzogen, so darf es zu diesem Punkt der Tagesordnung nicht mehr sprechen. § 11 Abs. 4 dieser Geschäftsordnung bleibt unberührt.

 

(3)   Wird die Ordnung in einer Sitzung gestört und gelingt es der / dem Ratsvorsitzenden nicht, sie wieder herzustellen, so kann sie / er die Sitzung unterbrechen oder die Sitzung nach Beratung mit den Vorsitzenden der Fraktionen und Gruppen vorzeitig schließen.

 

(4)   Bei sitzungsstörendem Verhalten der Zuhörerinnen/Zuhörer kann die/der Ratsvorsitzende ihr/sein Hausrecht dahingehend ausüben, dass sie/er die Störerinnen/Störer zur Ruhe ruft und ggf., mit Ausnahme der Presse, des Sitzungssaales verweist.

 

 

§ 15 Abstimmung

(1)   Der Beratung folgt in der Regel die Abstimmung. Anträge sollen vor der Abstimmung im Wortlaut verlesen werden. Die/der Ratsvorsitzende entscheidet über die Reihenfolge der Abstimmung. Anträge zur Geschäftsordnung haben Vorrang.

 

(2)   Abgestimmt wird grundsätzlich durch Erheben der Hand, in Zweifelsfällen durch Aufstehen. Der / dem Ratsvorsitzenden bleibt es überlassen, eine Auszählung der Stimmen vorzunehmen und das genaue Stimmverhältnis zu ermitteln. Die Auszählung muss erfolgen, wenn der Rat dies vor der Abstimmung beschließt.

 

(3)   Der / die Ratsvorsitzende stellt die Fragen so, dass der Rat seine Beschlüsse mit der Mehrheit der auf Ja oder Nein lautenden Stimmen fasst. Stimmenthaltungen und ungültige Stimmen zählen bei der Feststellung des Abstimmungsergebnisses nicht mit.

 

(4)   Grundsätzlich wird offen abgestimmt. Auf Verlangen eines Ratsmitgliedes ist ihr/sein Abstimmungsverhalten in die Niederschrift aufzunehmen. Auf Antrag von mindestens einem Drittel der anwesenden Ratsmitglieder ist namentlich abzustimmen. Dies gilt nicht für die Abstimmung über Geschäftsordnungsanträge.

 

(5)   Über einen Antrag auf geheime Abstimmung wird mit Mehrheit beschlossen; die geheime Abstimmung hat Vorrang vor namentlicher Abstimmung. Die/Der Ratsvorsitzende beruft aus jeder Fraktion/Gruppe ein Ratsmitglied als Stimmzählerin/Stimmzähler, die zusammen mit der Allgemeinen Vertreterin/dem Allgemeinen Vertreter das Ergebnis feststellen und der/dem Ratsvorsitzenden mitteilen, die/der es dann bekannt gibt.

 

§ 16 Wahlen

(1)   Auf Verlangen eines Ratsmitgliedes ist geheim abzustimmen.

 

(2)   Für die Stimmauszählung bei Wahlen gilt § 15 Abs. 5 Satz entsprechend.

 

§ 17 Anfragen

Jede Ratsfrau und jeder Ratsherr kann Anfragen, die gemeindebezogene Angelegenheiten betreffen, stellen. Wenn diese nach § 4 (8) in der Ratssitzung beantwortet werden sollen, müssen sie fünf Tage vor der Ratssitzung bei der Bürgermeisterin / dem Bürgermeister schriftlich oder elektronisch eingereicht sein. Die Anfragen werden von der Bürgermeisterin / dem Bürgermeister mündlich oder schriftlich beantwortet. Eine Aussprache über die Beantwortung der Anfragen findet nicht statt. Eine Zusatzfrage der Fragestellerin oder des Fragestellers ist zulässig. Die/der Ratsvorsitzende kann weitere Zusatzfragen zur Sache zulassen. Die Anfragen und Antworten werden in das Protokoll aufgenommen. Ist die Antwort nicht schriftlich oder elektronisch vorbereitet, so wird ihr wesentlicher Inhalt aufgenommen. Das gleiche gilt für Zusatzfragen.

 

 

 

§ 18 Einwohnerfragestunde

(1)   Am Anfang / Ende einer öffentlichen Ratssitzung kann eine Einwohnerfragestunde stattfinden. Die Fragestunde wird von der / dem Ratsvorsitzenden geleitet. Sie soll 30 Minuten nicht überschreiten.

 

(2)   Jede Einwohnerin und jeder Einwohner der Gemeinde kann Fragen zu Beratungsgegenständen der Ratssitzung und zu anderen Angelegenheiten der Gemeinde stellen. Die Fragestellerin oder der Fragesteller kann bis zu zwei Zusatzfragen anschließen, die sich auf den Gegenstand ihrer oder seiner ersten Frage beziehen müssen.

 

(3)   Die Fragen werden von der Bürgermeisterin / dem Bürgermeister beantwortet. Anfragen an einzelne Ratsmitglieder, Fraktionen oder Gruppen werden von diesen selber beantwortet. Eine Diskussion findet nicht statt. Die Bürgermeisterin/der Bürgermeister kann anwesende Mitarbeiter/innen der Verwaltung mit der Beantwortung beauftragen.

 

 

§ 19 Niederschrift

(1)   Die Bürgermeisterin / der Bürgermeister ist für die Niederschrift verantwortlich. Sie / er bestimmt die Protokollführerin oder den Protokollführer. Zur Anfertigung der Niederschrift kann die Beratung auf Tonband aufgenommen werden. Das Tonband ist nach Genehmigung des Protokolls zu löschen.

 

(2)   In der Niederschrift werden die wesentlichen Inhalte der Verhandlungen festgehalten. Ein Wortprotokoll ist ausgeschlossen. Aus der Niederschrift muss ersichtlich sein, wann und wo die Sitzung stattgefunden hat, wer an ihr teilgenommen hat, welche Gegenstände verhandelt, welche Beschlüsse gefasst und welche Wahlen angenommen worden sind. Die Abstimmungsergebnisse sind festzuhalten. Jedes Ratsmitglied kann verlangen, dass aus der Niederschrift hervorgeht, wie es abgestimmt hat; dies gilt nicht bei geheimer Stimmabgabe.

 

 

(3)   Die Niederschrift ist von der / dem Ratsvorsitzenden, der Bürgermeisterin / dem Bürgermeister und der Protokollführerin / dem Protokollführer zu unterzeichnen. Eine Ausfertigung der Niederschrift ist allen Ratsmitgliedern alsbald nach jeder Ratssitzung zu übersenden. Grundsätzlich erfolgt eine Übermittlung per E-Mail, Ausnahmen sind in begründeten Fällen nach Abstimmung mit dem Empfänger möglich. Einwendungen gegen die Niederschrift dürfen sich nur gegen die Richtigkeit der Wiedergabe des Verhandlungsverlaufs und des Inhalts der Beschlüsse richten. Der Rat beschließt in der nächsten Sitzung über die Genehmigung der Niederschrift. Werden gegen die Fassung der Niederschrift Einwendungen erhoben, die sich nicht durch Erklärungen der Protokollführerin oder des Protokollführers, der Bürgermeisterin / des Bürgermeisters beheben lassen, so entscheidet der Rat.

 

(4)   Die Niederschriften sind, soweit sie nicht öffentlich beratene Gegenstände zum Inhalt haben, vertraulich zu behandeln und zu verwahren.

 

(5)   Über die Genehmigung der Niederschrift der letzten Sitzung des Rates vor Ablauf der Wahlperiode beschließt der Verwaltungsausschuss.

 

§ 19 Fraktionen und Gruppen

(1)   Ratsfrauen und Ratsherren dürfen nur einer Fraktion angehören. Entsprechendes gilt für die Zugehörigkeit zu den Gruppen.

 

(2)   Jede Fraktion und jede Gruppe hat eine Vorsitzende oder einen Vorsitzenden und mindestens eine stellvertretende oder einen stellvertretenden Vorsitzenden. Die Bildung einer Fraktion oder Gruppe ist zur ersten Sitzung des Rates nach seiner Wahl der Bürgermeisterin oder dem Bürgermeister schriftlich oder elektronisch unter Angabe des Namens der Fraktion oder Gruppe, ihrer Mitglieder und ihrer Vorsitzenden oder ihres Vorsitzenden und der stellvertretenden Vorsitzenden anzuzeigen. Nach der ersten Ratssitzung sind die Änderung, die Auflösung sowie die Bildung von Fraktionen und Gruppen in gleicher Weise anzuzeigen.

 

(3)   Die Bildung von Fraktionen und Gruppen sowie Änderungen werden mit dem Eingang der Anzeige nach Absatz 3 wirksam.

 

(4)   Unterhält die Fraktion oder Gruppe eine Geschäftsstelle, sind auch die Anschrift der Geschäftsstelle sowie die zur Verschwiegenheit verpflichteten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Fraktion oder Gruppe sowie evtl. Änderungen mitzuteilen.

 

 

 

II. Abschnitt - Verwaltungsausschuss

 

§ 20 Geschäftsgang und Verfahren des Verwaltungsausschusses

Für den Geschäftsgang und das Verfahren des Verwaltungsausschusses gelten die Vorschriften des I. Abschnittes dieser Geschäftsordnung mit Ausnahme der §§ 12 und 18 entsprechend, soweit nicht gesetzliche Vorschriften vorgehen oder Bestimmungen dieser Geschäftsordnung entgegenstehen.

 

§ 21 Einberufung des Verwaltungsausschusses

(1)   Der Verwaltungsausschuss wird von der (Ober-) Bürgermeisterin / dem (Ober-) Bürgermeister nach Bedarf unter Mitteilung der Tagesordnung einberufen.

 

(2)   Die regelmäßige Ladungsfrist beträgt eine Woche. In Eilfällen kann diese Frist bis auf einen Tag verkürzt werden. Die Ladung muss ausdrücklich auf eine derartige Abkürzung hinweisen. Einladung und Tagesordnung sind allen übrigen Ratsmitgliedern in Abschrift nachrichtlich zuzuleiten.

 

(3)   In dringlichen Fällen kann der Verwaltungsausschuss in einer Sitzungspause der Ratssitzung einberufen werden.

 

§ 22 Zusammenwirken des Verwaltungsausschusses mit den Ausschüssen

Der Verwaltungsausschuss nimmt, soweit erforderlich, zu den Beratungsergebnissen der Ausschüsse Stellung.

 

§ 23 Niederschrift des Verwaltungsausschusses

Eine Ausfertigung der Niederschrift über die Sitzungen des Verwaltungsausschusses wird allen Ratsmitgliedern alsbald nach jeder Sitzung zugeleitet. Die Niederschriften sind vertraulich zu behandeln und zu verwahren. Die Niederschrift über die letzte Sitzung vor Ablauf der Wahlperiode wird im Umlaufverfahren genehmigt.

 

 

III. Abschnitt - Ausschüsse

 

§ 24 Vorsitzende der Ausschüsse und ihre Vertretung

Die Fraktionen und Gruppen, die den Vorsitz eines Ausschusses besetzen, bestimmen neben der/dem Vorsitzenden auch deren/dessen Vertreterin/Vertreter.

 

§ 25 Geschäftsgang und Verfahren der Ausschüsse

(1)   Für den Geschäftsgang und das Verfahren der Ratsausschüsse sowie der Ausschüsse nach besonderen Rechtsvorschriften gelten die Vorschriften des I. Abschnittes entsprechend, soweit nicht gesetzliche Vorschriften vorgehen oder Bestimmungen dieser Geschäftsordnung entgegenstehen. Einladung und Tagesordnung für Ausschusssitzungen sind allen übrigen Ratsmitgliedern nachrichtlich zuzuleiten.

 

(2)   Jede Fraktion/Gruppe regelt für sich die Vertretung verhinderter Ratsmitglieder. Nach § 71 Abs. 7 NKomVG berufene Ausschussmitglieder werden durch die vom Rat bestimmten Personen vertreten.

 

(3)   Die Sitzungen der Ausschüsse sind öffentlich.

 

(4)   Ausschüsse können zu einer nichtöffentlichen Sitzung geladen werden, wenn die Tagesordnung nur Beratungsgegenstände enthält, die in nichtöffentlicher Sitzung zu verhandeln sind.

 

(5)   Außerhalb der Ausschüsse können Unterausschüsse in Form von Arbeitskreisen gebildet werden, in denen auch sonstige Einwohner/innen mitarbeiten können, für die die formellen Vorschriften der Ausschüsse entsprechend gelten. Die Sitzungen der Arbeitskreise sind in der Regel öffentlich. Die Verwaltung wird durch den Bürgermeister, seine/seinen Allgemeinen Vertreter/in und /oder die jeweiligen Leiter/innen der Fachabteilungen vertreten. Die Arbeitskreise dienen der Beratung der Verwaltung. Der Bürgermeister ist berechtigt, Arbeitskreisvorschläge im Rahmen der Geschäfte der laufenden Verwaltung selbst zu entscheiden oder direkt zur Entscheidung dem Verwaltungsausschuss vorzulegen. Jede Fraktion/Gruppe regelt für sich die Vertretung der verhinderten Mitglieder. Ist ein nicht dem Rat angehörendes Arbeitskreismitglied verhindert, kann es sich durch seine(n)/ihre(n) Stellvertreter/in vertreten lassen. Ihm/Ihr obliegt die rechtzeitige Weitergabe der erhaltenen Besprechungsunterlagen. Der Vorsitz in den Arbeitskreisen obliegt dem Bürgermeister/ der Bürgermeisterin. Er/sie kann auch auf den Vorsitz verzichten, sodass der Vorsitz durch den Allgemeinen Vertreter/die Allgemeine Vertreterin oder die jeweiligen Leiter/innen der Fachabteilungen wahrgenommen wird.

IV. Abschnitt - Schlussbestimmungen

 

§ 26 Außerkraftsetzen der Geschäftsordnung

Der Rat und der Verwaltungsausschuss können für die Dauer einer Sitzung oder für einzelne Tagesordnungspunkte die Aufhebung oder Änderung von Bestimmungen dieser Geschäftsordnung mit der Mehrheit von zwei Dritteln der gesetzlichen Zahl ihrer stimmberechtigten Mitglieder beschließen. Eine Erhöhung der Zahl der Beigeordneten gemäß § 74 Abs. 2 NKomVG ist zu berücksichtigen.

 

 

§ 27 Verbleib von Rats-, Ausschuss- und sonstigen Drucksachen

(Drucksachen)

(1)   Nach § 40 NKomVG haben ehrenamtlich Tätige über die ihnen hierbei bekannt gewordenen Angelegenheiten, deren Geheimhaltung durch Gesetz oder dienstliche Anordnung vorgeschrieben oder ihrer Natur nach erforderlich ist, Verschwiegenheit gegen jedermann zu bewahren. Die Verpflichtung zur Amtsverschwiegenheit gegen jedermann umfasst auch die Verschwiegenheit gegenüber den nächsten Angehörigen und gilt auch nach Beendigung der ehrenamtlichen Tätigkeit.

 

(2)   Zur Vermeidung von Verstößen gegen die Bestimmungen über Amtsverschwiegenheit ist ein sorgsamer Umgang mit vertraulichen Drucksachen erforderlich.

 

(3)   Die den Ratsmitgliedern bzw. Ausschussmitgliedern und sonstigen ehrenamtlich Tätigen überlassenen Drucksachen bleiben Eigentum der Gemeinde Apen. Sie sind der Gemeindeverwaltung bei Beendigung der Tätigkeit zurückzugeben. Eigene EDVmäßige Erfassungen sind zu löschen. Hierzu bedarf es nach Ausscheiden aus dem Rat/Ausschuss/Amt einer eidesstattlichen Erklärung. Die Fraktionen, Gruppen bzw. Einzelmitglieder unterstützen die Gemeindeverwaltung, insbesondere bei Ausscheiden durch Tod, bei der Abwicklung der Rückgabe. Die Erben sind zu bitten, derartige Unterlagen der Gemeindeverwaltung zurückzugeben bzw. eine Überprüfung durch den Bürgermeister oder eine/n von ihm/ihr beauftragten Gemeindebedienstete/n zuzulassen.

 

 

§ 28 Inkrafttreten

Diese Geschäftsordnung tritt am 14.12.2021 in Kraft. Gleichzeitig tritt die Geschäftsordnung für den Rat, den Verwaltungsausschuss, die Ratsausschüsse und die Ausschüsse nach besonderen Rechtsvorschriften vom 13.12.2016 außer Kraft.

 

Sachverhalt:

Gemäß § 69 NKomVG gibt sich der Rat eine Geschäftsordnung. Diese soll insbesondere Bestimmungen über die Aufrechterhaltung der Ordnung, die Ladung und das Abstimmungsergebnis enthalten.

 

Die Geschäftsordnung entfaltet keine Außenwirkung, sondern nur und ausschließlich eine interne Wirkung. Da aufgrund dessen eine Verkündung (wie z.B. bei einer Satzung) nicht erforderlich ist, entfaltet die Geschäftsordnung mit der Beschlussfassung ihre Wirksamkeit bzw. tritt in Kraft. Die Geschäftsordnung hat Gültigkeit für die Dauer der Wahlperiode, also bis zum 31.10.2026. Eine Änderung der Geschäftsordnung ist jederzeit während der Wahlperiode zulässig.

 

Die Bindung der Ratsmitglieder an die Geschäftsordnung lässt es nicht zu, im Einzelfall durch Mehrheitsbeschluss von ihren Bestimmungen abzuweichen. Ein Abweichen aufgrund eines einstimmigen Beschlusses ist dagegen zulässig.

Der Niedersächsische Städte- und Gemeindebund hat eine Mustergeschäftsordnung zur Verfügung gestellt, die die möglichen aktuellen rechtlichen Änderungen beinhaltet. Die Geschäftsordnung wurde der bisherigen Geschäftsordnung seitens der Verwaltung synoptisch gegenübergestellt, so dass Änderungen und Ergänzungen im Vergleich ersichtlich sind (s. Anlage).

 

 

Finanzielle Auswirkung:

./.

 

Anlagen:

Synopse