Beschlussvorschlag:

Die Verwaltung wird beauftragt, den Vertrag mit dem Verkehrsverein in der Gemeinde Apen e.V. zur Wahrnehmung der touristischen Angelegenheiten in der anliegenden Form abzuschließen.

Die zusätzlichen Kosten und Stellenanteile sind im Rahmen der Haushaltsberatungen 2024 zu berücksichtigen.

Sachverhalt:

Nach Auflösung des Eigenbetriebes Apen Touristik hat die Gemeinde Apen mit Wirkung vom 01.01.2005 den Verkehrsverein in der Gemeinde Apen e.V. mit der Wahrnehmung der touristischen Angelegenheiten in der Gemeinde Apen beauftragt. Einzelheiten wurden zwischen beiden Parteien vertraglich geregelt.

Der bestehende Vertrag wurde zuletzt am 27.02.2018 angepasst (siehe Anlage „Vertrag vom 27.02.2018“). Gegenstand der Vertragsanpassung war, neben redaktionellen Änderungen, die Erhöhung des jährlichen Zuschusses von 16.500 € auf 19.800 €.

Aufgrund der im Jahr 2021 festgestellten Umsatzsteuerbarkeit des gemeindlichen Zuschusses und der damit verbundenen Pflicht des Verkehrsvereines, zur Abführung der Umsatzsteuer, wurde der gemeindliche Zuschuss im Haushaltsjahr 2021 um 19% auf nunmehr 23.562 € angehoben. Eine Anpassung des Vertrages wurde nicht vorgenommen.

In den letzten Jahren sind die Anforderungen und die Ausgaben der Apen Touristik stetig gestiegen. Ursächlich hierfür sind gestiegene Lohnkosten und höhere technische Anforderungen. Spätestens durch die Umsatzsteuerpflicht und dem damit verbundenen buchhalterischen Mehraufwand ist der personelle Aufwand, zum Betrieb des Touristikbüros, mit den zur Verfügung gestellten Mitteln nicht mehr möglich. Der Vorstand des Verkehrsvereins ist daher mit der Bitte an die Gemeindeverwaltung herangetreten, den Vertrag zu ändern.

In den nachfolgenden Gesprächsterminen wurde deutlich, dass es für den Verkehrsverein immer schwieriger wird, geeignetes Personal für das Touristikbüro zu akquirieren. Um den Tourismus in der Gemeinde Apen in der bewährten Form auch zukünftig voranzubringen und insbesondere die Öffnungszeiten des Touristikbüros sicherzustellen, ist es auch Sicht der Verwaltung und des Verkehrsvereins notwendig, dass das Personal durch die Gemeinde Apen beschäftigt wird. Dem Verkehrsverein obliegt hierbei das fachliche Weisungsrecht, während die Gemeinde Apen als Arbeitgeber fungiert.

Seitens des Verkehrsvereins wurde folgender Personalbedarf formuliert:

-              1 Mitarbeiter*innen mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 30 Stunden

-              2 Mitarbeiter*innen auf geringfügiger Beschäftigungsbasis

Hierdurch würden im Jahr 2024 Personalkosten in Höhe von ca. 53.000 € entstehen.

Mit dem bislang gewährten monatlichen Zuschuss wurden seitens des Verkehrsvereins neben den Fixkosten (Homepage, Steuerberatung, Datenschutz, Büromaterial, usw.) auch die Personalkosten abgedeckt. Da bei Abschluss des angepassten Vertrages zukünftig keine Personalkosten durch den Verkehrsverein zu zahlen sind, wurde der Zuschuss in dem jetzigen Vertragsentwurf auf einen Betrag in Höhe von 5.400 € pro Jahr reduziert. Hierdurch wären die bisherigen Fixkosten weiterhin abgedeckt.

Neben den bereits erwähnten Regelungen wurden noch weitere Änderungen im Vertragsentwurf vorgenommen. Hierbei handelt es sich weitestgehend um vertragliche Klarstellungen zur gelebten Praxis. Die Änderungen werden in der Sitzung erläutert.

Der Vertrag würde zum 01.01.2024 in Kraft treten. 

Finanzielle Auswirkungen:

Durch die zusätzlichen Personalkosten würden Mehraufwendungen im Haushalt 2024 in Höhe von 53.000 € entstehen. Gleichzeitig reduziert sich der Zuschuss an den Verkehrsverein um 18.200 €. Die zusätzliche Belastung des Haushaltes der Gemeinde Apen beträgt durch die Vertragsanpassung somit 34.800 € im Jahr 2024. 

Anlagen:

- Vertrag vom 27.02.2018

- Vertragsentwurf 2023